Sólo un paso puede cambiar tu vida: Kaizen!

Durante 6 años me desempeñé como Kaizen Champion Venezuela y obtuve una Certificación como Kaizen Coach Latinoamérica realizado a través de la casa matriz de Toyota Financial Services ubicada en California, EEUU, bajo los lineamientos de Japón, aprendí de esta metodología de cambio o mejora continua que es útil e interesante, no solamente para las empresas sino  también para la vida misma.

Existen muchas empresas que han ido adoptando el Kaizen como parte de su cultura organizacional aunque no necesariamente sean industrias japonesas, les permite ser muy competitivas e incrementar su productividad, adicionalmente es un mecanismo para atraer y retener talentos, al estandarizar los cambios de los empleados que se sienten tomados en cuenta para los resultados generando orgullo y compromiso, se genera mucha creatividad y se fomenta el trabajo en equipo, algunas de las empresas que han incorporado la metodología Kaizen son las siguientes: Nike, Kimberly Clark, Helvex, Caterpillar e incluso Ford.

Que es el Kaizen

Es la mejora constante a través de pequeños cambios utilizando una metodología que te permiten ahorrar tiempo, dinero o incluso generar ingresos, todos los días puedes hacer las cosas mejor que el día anterior.

Te voy a dar un ejemplo de un objetivo personal que quizás puede ser grande necesitas rebajar de peso, entonces la meta “quiero rebajar 20 kilos”, haces un plan a comienzo de año, trabajas con los propósitos de año nuevo por ejemplo y empiezas a ponerte excusas después de 30 días, porque el objetivo que definiste quizás era muy ambicioso y tu mente se bloquea (también puedes leer “Los 12 hábitos para conectarte con la felicidad” en mi antiguo blog.

Si prefieres escucharme puedes visitar verme a continuación en video.

 

Pero sí en cambio colocas pequeñas metas como por ejemplo voy a entrenar 20 min. diarios e incluso haciéndolo en varias partes al día, no puedes quizá colocar una meta de ir al gimnasio todos los días si tienes mucho tiempo sin hacer ejercicios o nunca lo has hecho, es mejor avanzar poquito a poco, mejorar todos los días, dividir al máximo un proyecto.

Otro ejemplo “voy a alimentarme mejor incorporando 5 vegetales o frutas al día” en vez de decir: “voy a ser vegetariano”, son pequeños pasos y eso empieza a generar un cambio positivo en ti, al cabo de 3 semanas lo vas a ir aumentando quizás porque veas que te ha ido dando resultando, en mi caso lo aplico por ejemplo en muchas actividades de mi vida, sin tanto esfuerzo, les cuento para ejemplificar con algo común, la lectura, que para muchos puede ser difícil e incluso para algunos aburrido, entonces leo 3 paginas diarias de un libro para no sentir la presión de que debo leerme el libro completo, porque me genera sueño o cansancio hasta terminar abandonándolo, este objetivo sustituye el de leer un libro el fin de semana, lo leo poco a poco y lo disfruto, así me queda tiempo para hacer todo el resto de actividades que hago durante el día, sin tanto sacrificios, no es solo trabajar muy duro, sino trabajar de forma inteligente.

Debes hacer las cosas con altos estándares y proponerte hacerlo con la mejor calidad, es decir puedes hacer trabajos de alta eficiencia y productivos en dos horas con foco, que en 10 horas desenfocado, si aprendes a subir el nivel, la concentración y aplicar la mejora continua, sin interrupciones, ni distracciones, con enfoque y olvidando los paradigmas que dicen “Siempre lo he hecho así ¿para qué cambiar ahora?” o en las empresas con jefes o compañeros de la prehistoria que te dicen “ni se te ocurra cambiar algo, tenemos 20 años haciéndolo de esta forma y ha funcionado”.

Aprende a delegar, a generar compromisos, reduce la lista de tareas que no te suman, no se requiere ser perfectos porque es un ideal que no siempre alcanzamos, todo se puede mejorar, muchas veces en nuestra empresa hacemos trabajos a medias que después al poco tiempo te genera un Re-trabajo para rehacer lo que no hiciste bien antes.

 

Ciclo global de Resolución de problemas PDCA

 

Circulo-de-p-r-kaizen

Mi experiencia Corporativa Kaizen

El progreso solo ocurre cuando existe el compromiso para mejorar buscando la excelencia, el valor más grande es los cambios en los procesos, recuerdo cuando lideraba la expansión de la cultura Kaizen en Toyota Services de Venezuela donde obtuve toda esta maravillosa formación y me tocaba impartir inducciones, seminarios y mentoría de proyectos, organizaba dos competencias anuales Kaizen Mejora Continua dentro de la empresa, allí cada colaborador, gerente y director estaba comprometido con la filosofía, formaba parte de los Indicadores del Balance ScoreCard, de las evaluaciones de desempeño, de los DNA y de las actividades continuas de la empresa como parte de la identidad y valores organizacionales.

En una oportunidad de dichas competencias el personal de limpieza y mantenimiento estuvieron en el cuadro de honor al crear un proyecto sencillo, de aparente “bajo impacto”, nada más lejos de pensar que era así, el proyecto en cuestión consistió en organizar los productos de limpieza, etiquetar los productos observando cuales eran concentrados y cuales podrían usar con tasas de medidas y eliminando el “ojo por ciento” que se aplica comúnmente al limpiar sitios extensos, en fin aplicando día a día la mejora continua observaron que luego de 3 meses los pedidos de materiales habían disminuido en un 40% generando un ahorro considerable en los gastos operativos y estaban contribuyendo con unos de los indicadores principales de la empresa denominado OPEX, aquellas empleadas se sentían muy orgullosas y comprometidas y aunque no eran Gerentes de un área, si lo eran de sus propias actividades y que su labor tenía mucho impacto dentro de la corporación.

Aunque para algunos les sea difícil ahora mismo asociar que tiene que ver el ahorro en unos materiales de limpieza con la venta o el financiamiento de autos, quisiera mencionarles que durante mi gestión como Kaizen Champion Venezuela, el incremento en la participación de colaboradores en proyectos de Mejora Continua llegó a ser bajo la proporción de 1 colaborador = 1 proyecto que es una tasa altísima de participación, ahora imagínense el impacto si cada uno de ellos logra un ahorro en tiempo (que también representa dinero por aquello de las horas hombre) y de ahorro en dinero como el proyecto de los materiales que les acabo de mencionar, que también siempre había en hojas de papel, cartuchos ó toner, electricidad, grapas, entre otros, sólo por hacer pequeños cambios en su puesto de trabajo llamado GENBA.

Mis proyectos favoritos son aquellos que se modifican “PROCESOS” no aquellos que querían necesariamente hacer cambios a los sistemas informáticos con los que se trabaja, la mayoría de las veces al revisarlos en cada área nos damos cuenta que se pierde mucho tiempo y recursos (materiales y humanos) por falta de foco, flexibilidad y exceso de burocracia.

Al final de mi gestión se ahorraron miles de dólares, estandarización de procesos y un aumento importante del “engagement” de los colaboradores que se traduce en felicidad corporativa, que ha perdurado a través del tiempo y de la reinvención tan necesaria en las empresas hoy en día.

A continuación, les muestro como realizamos un proyecto de cambio que parece que fuese complicado, pero es simple descomposición de un problema:

Ciclo detallado de Resolución de Problemas

 

Resolucion-de-problemas-kaizen

Fuente: Global Best Practices. Universidad de Toyota

Para trabajar con proyectos de Mejora Continua debemos realizar objetivos que sean S.M.A.R.T

¿Qué significa esto?

Specific (específicos):

Measurable (medibles)

Attainable (realizable)

Results-Oriented (orientado a resultados)

Time-Based (limitados en el tiempo)

Mudas: trabajo que no agrega valor

Existen 8 mudas que significan desperdicio, trabajo innecesario dentro de un proceso (de tiempo o dinero), desarrollado a través del sistema de producción Toyota, que puede ser aplicado a cualquier empresa:

  1. Sobreproducción: ejemplos comunes serían sacar exceso de fotocopias en una oficina o imprimir más hojas de las que se necesita para un proceso o trámite, también producir artículos que tienen baja demanda.
  2. Espera: aquel tiempo ocioso que perdemos en un proceso, esperando por un tercero o todos aquellas tareas que podemos hacer en menos tiempo, si buscamos la causa raíz del problema.
  3. Transporte: aquellos movimientos innecesarios de materiales debe minimizarse porque el transporte genera costo de combustibles, mano de obra e impacta directamente en los tiempos de entrega de nuestro cliente.
  4. Sobre-Proceso: es distinto a sobreproducción, es cuando tenemos más pasos en un proceso que podemos simplificar al descomponerlo como por ejemplo incorporando un check list en una oficina de trámites administrativos que las personas traen incompletos, se simplifica tener que explicar el mismo proceso muchas veces, al hacerlo sencillo y además informando como debe presentar el expediente si fuese el caso. En muchos casos esta Muda es difícil detectar por el dueño del proceso, como realizar un informe que nadie va a leer es muy común.
  5. Inventarios: cuando tenemos almacenamiento de cantidades mayores a lo requerido y demandado por ejemplo por nuestros clientes, utilizando espacios físicos valiosos debido a la ineficiencia de los procesos.
  6. Defecto: ocurre cuando existe errores frecuentes administrativos o en la fabricación de un producto y por consecuencia hay que repetirlo. Esto ocurre también cuando hay errores en el servicio al cliente y se pierde uno por consecuencia de ello o se invierte tiempo en procesar el reclamo o queja del mismo, se vuelve a imprimir materiales, entre otros.
  1. Intelectual: aparece cuando tenemos colaboradores bien preparados en un área que no es la que se están desenvolviendo normalmente, perdiendo un recurso importante que se puede aprovechar mejor.
  2. Movimiento: es un flujo de trabajo ineficiente o métodos mal documentados, donde el colaborador u operario se traslada más de lo normal, generando cansancio o simplemente no aporta valor a lo que realmente si genera dinero o beneficios para la empresa. Cuando se hace transferencia innecesaria, este puede ser de documentos de un departamento a otros e incluso cuantos pasos damos hasta un área, si solo hiciéramos un ligero cambio de personas o recursos físicos eliminaríamos esta muda.

Si deseas saber más del apasionante mundo de la Mejora Continua Kaizen e incorporarlo como una valiosa y potente herramienta de cambio en tus colaboradores y organización, no dudes en contactarme.

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Comparto experiencias de vida y resiliencia, hablo sobre el manejo de las emociones, el liderazgo y la mejora continua.

Transformo vidas y empresas en positivo a través de mis Conferencias, Talleres, Conversatorios, Seminarios, Artículos, Team Building y Coaching Personal y Empresarial.

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