Ser organizados te permite ser más productivos sin duda alguna, tener un plan de acción de nuestra vida hace que trabajemos con mayor motivación y además nos permite manejar mejor nuestras emociones ante el fracaso.

La productividad en el ámbito personal y profesional se caracteriza por ser esa capacidad de terminar eficazmente distintas tareas en cierto tiempo, es tener un alto rendimiento en tanto que se puede terminar múltiples tareas en el período elegido.

Las personas productivas tienen ciertas características en común:

Se levantan temprano

Existen muchos dichos populares en función a esto, pero como no me gustan en su mayoría porque nos llenan de creencias limitantes decirlos con regularidad, pero lo cierto es que tener una rutina en la que despiertes a una hora temprana de la mañana puede ser más sana para ti y tus quehaceres.

Por un lado, “madrugar” hará que tengas más tiempo y que logres hacer más cosas. Por el otro, estarás más cansado al final del día y podrás conciliar el sueño sin tanto protocolo.  Levantarte temprano te permite agregar el ejercicio y el tiempo para hacerte un buen desayuno en tu rutina. Dos aspectos esenciales de las personas más productivas y sanas.

Se olvidan del multitasking

La verdad del multitasking es que al tener que distribuir tu atención entre varias tareas es poco probable que las termines en un tiempo determinado. La recomendación es enfocarte en una sola tarea grande y al terminarla continuar con las demás. Y si es necesario hacer varias actividades a la vez, lo ideal sería hacer tareas pequeñas que se complementen, que te den además sensación de logro por ir marcando como “listas o hechas” durante el día.

Para esto es excelente la técnica de los pomodoros. Esta herramienta consiste en realizar una actividad por 25 minutos sin distracciones, descansar cinco y luego volver hasta completar cuatro “pomodoros”. Al completar cuatro segmentos de 25 minutos puedes descansar 15 y así sucesivamente.

Es totalmente recomendable de utilizar, pues te permite centrarte en una sola tarea por un tiempo relativamente largo y así garantiza que la termines. Además, es aplicable a todos los aspectos de la vida o a todas las actividades que tengas que realizar.

Los cinco minutos de descanso puedes utilizarlos para levantarte y tomar agua, revisar las redes sociales u otra cosa que pueda significar una distracción en el transcurso de la actividad, pero ojo que sólo sean 5 minutos y no te quedes encadenado.

Son organizadas y hacen listas

Si bien ser organizado no garantiza el éxito, puede hacer que estés más cerca de conseguirlo. Las personas súper productivas son organizadas y esto les da más oportunidades para conseguir ese punto –subjetivo- de lo que cada quien llama éxito.

La clave de la productividad radica en hacer la mayor cantidad de tareas posibles sin desgastarte anímicamente. De hecho, debería ocurrir todo lo contrario. Mientras más actividades termines, más ánimo se debería tener para terminar las demás. Para esto se necesita organización y saber priorizar entre lo urgente y lo importante, sino sabes la diferencia siempre estarás “apagando fuegos” y no dedicando tiempo a lo realmente importante para que al final todo se convierta en urgente por no hacerlo a tiempo.

Una recomendación es comenzar con las tareas más difíciles o más largas. Así, al terminarlas podrás tener más tiempo para conseguir las otras y hasta para tomar “breaks”. Las listas son estrictamente necesarias para ver de manera tangible todo lo que se tiene que hacer en el día.

Además, son una manera de sacar las preocupaciones de tu cabeza y trasladarlas a un aspecto físico donde puedas tacharlas o marcarlas como terminadas.

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Aprovechan la tecnología a su favor

Hay sinfines de apps, páginas web o herramientas que te permiten ser mucho más organizado y productivo. Las personas más proactivas lo saben y aprovechan estos recursos de la tecnología para compaginarlo con lo que hacen.

Desde una app, hasta una herramienta de notas, el mundo digital puede contribuir a tu organización y producción. Para la actividad de los pomodoros puedes utilizar una alarma que te indique cada 25 minutos que has terminado tu tarea. O simplemente el cronómetro.

De hecho, existe una app con esta técnica. Entre sus beneficios destacan el sonido y facilidad de uso. La aplicación tiene varios soundtracks para distintas ocasiones de tu día a día y también puedes agregar tus canciones favoritas.

En conclusión, para las personas productivas, la tecnología está ahí para impulsar sus virtudes y no para consumir todo su día en Instagram o Facebook.

Aplican la regla de los 5 minutos

Esto quiere decir que, si tienen que hacer una actividad que no les vaya a tomar más de cinco minutos, la hacen. También se le llama la regla de la segunda vez y consiste en no tener que pensar en una tarea dos veces. O no verla pasar dos veces.

Muchas veces se dejan esos pequeños puntos para después y, al final del día, las personas se consiguen con que nunca los hicieron. Pues eso no es bueno porque acumula pequeñas tareas que luego roban una mayor cantidad de tiempo.

Esa llamada, ese correo electrónico o revisar ese mensaje de Whatsapp puede hacerse en el momento y no “después”. Porque después puede ser en unas horas, unos días o hasta nunca.

Evitan la procrastinación

Es lo peor que les puede pasar y no se atreven si quiera a pensar en ello. La procrastinación se trata de aplazar o diferir las tareas por distintas razones. Muchas veces es falta de inspiración y otras, simple flojera. No obstante, cualquiera que sea el motivo para procrastinar, las personas productivas buscan resolverlo y no caer en ello. Algunos de mis clientes de coaching me contratan justamente porque son expertos procrastinando, no terminan nunca lo que empiezan: ejercicios, clases, incluso para hacer espacio para reunirse con sus amigas o lo que sea, les cuesta, bien decía Eintein “Loco es aquel que haciendo todos los días lo mismo, pueda obtener resultados diferentes” debes abandonar ese hábito y vaya que duele desprenderse de los apegos a los malos hábitos.

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Se mantienen siempre activas

En su rutina incluyen el ejercicio o alguna actividad que les permita drenar energía y relajarse. Practicar alguna disciplina deportiva activa el metabolismo y la vitalidad, por lo que las personas que hacen deporte suelen tener más energía –y ganas de invertirla-.

Lo recomendable es el ejercicio a la primera hora del día o hacia el final de ella, pues es una forma grata de comenzar a invertir la energía o terminar de gastarla.

El ejercicio te mantiene en constante movimiento y además, es saludable en el aspecto emocional, pues permite que fluyan las ideas, las preocupaciones u otros obstáculos que perturben la paz mental.

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Saben decir que no y no temen hacerlo

Las personas productivas hacen muchas actividades, pero no más de las que son capaces. Por esta razón saben cómo decir que no y rechazan aceptar quehaceres que no podrán cumplir. Saben identificar cuándo pueden o cuando no y por supuesto, buscan la mejor manera de decirlo de una forma emocionalmente inteligente, usando la empatía y la honestidad para ello.

Para una tarea muy grande o hasta para un favor bastante pequeño, ellos suelen ser sinceros con ellos mismos y las personas que los rodean sobre sus capacidades, disposición y tiempo. Debo confesar que me costó aprender a decir “NO” pero ahora lo digo sin pena y sin culpas.

 

Saben delegar

Así como saben decir que no y no temen hacerlo, han aprendido a delegar para ser más productivos. Lo primero que hacen es definir las tareas que deben ser finalizadas y plantearse quiénes son las personas que ellos consideran pueden cumplir con sus expectativas.

A continuación, se aseguran que la persona delegada entienda perfectamente el procedimiento y el resultado. Luego, determinan fechas para que se presenten los adelantos del proyecto y otras para su finalización. Lo más importante es que las personas productivas saben cómo explicarles lo que debe hacerse sin que eso signifique que lo hagan ellos.

Así, ellos pueden hacer otras actividades y lograr mantener un ritmo efectivo y eficaz.

 

Y… duermen para descansar lo suficiente

Bien sea porque lo hacen durante la noche o porque se toman la “siesta reparadora de los 10 minutos”. Las personas productivas descansan lo suficiente porque de otra manera no pudiesen cumplir con todos sus objetivos diarios.

El descanso es un aspecto importante de la energía humana porque afectan tanto el rendimiento físico como el emocional. Si no estás lo suficientemente reposado, tu humor comienza a ser más volátil y por lo tanto, está más propenso a sufrir cambios repentinos que pueden afectarte tanto a ti como a las personas que te rodean.

Además, estarás agotado al momento de cumplir con otras actividades desde laborales hasta el mismo ejercicio.

 

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Por último, la pregunta no es cuántas de estas características tienes o compartes con las personas productivas, sino cuántas más estás dispuesto a incluir en tu vida diaria. Si bien la productividad no garantiza, en algunos casos, el éxito, forma parte del camino a él. Sea cuál sea la definición de éxito que tengas, para mi es mucha disciplina, constancia, perseverancia, entregando siempre con calidad y eficiencia lo que hagas y luego viene el añorado éxito, sólo necesitas hacer un cambio de pensamiento ¿qué tal si comenzamos por el “Yo sí puedo”?

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Comparto experiencias de vida y resiliencia, hablo sobre el manejo de las emociones, el liderazgo y la mejora continua.

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